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Guia de fluxo de caixa para pequenas empresas, agências e freelancers

Broto nascendo no meio de uma pilha de moedas, uma metáfora para o fluxo de caixa de pequenas empresas

O fluxo de caixa costuma ser um problema em tempos financeiramente incertos para praticamente todos os negócios. Clientes podem desaparecer inesperadamente, um novo produto lançado pode não cumprir as expectativas ou a economia pode estar em queda.

O que fazer caso seu negócio precise encarar um desafio econômico no futuro? Você estaria preparado para enfrentar uma tempestade?

Como dono de agência ou freelancer, o foco da sua preocupação precisa ser só um – manter seu negócio funcionando durante tempos difíceis.

Se você se preocupar com isso agora, pode preparar seu negócio para o caso de uma crise econômica e se colocar em posição de vantagem para superar períodos mais fracos. Além disso, isso vai permitir que você possa aproveitar oportunidades quando o mercado se recuperar.

Eu sou contador e conselheiro econômico e trabalho com agências digitais. Nesse momento, estamos todos nos “campos de batalha” preparando nossos clientes para novos possíveis desafios econômicos. Nesse artigo, vou abrir o manual para compartilhá-lo com você e assim você vai poder preparar seu negócio.

Fase 1: Estabilize e proteja o fluxo de caixa do seu negócio

A primeira fase do planejamento envolve estabilizar sua posição financeira para os próximos três meses.

É possível que sua receita atual ainda não tenha despencado, mas seu fluxo de projetos atual pode ficar suspenso por tempo indeterminado. O que isso significa? Aquelas vendas com as quais você estava contando podem não ser concluídas. Você precisa se programar levando tudo isso em consideração.

No fim das contas, trata-se de compreender profundamente o status do fluxo de caixa do seu negócio.

Preveja o status do fluxo de caixa do seu negócio para as próximas 13 semanas

Conhecer de perto o status do seu fluxo de caixa é o que vai garantir a existência do seu negócio.

"Conhecer de perto o status do seu fluxo de caixa é o que vai garantir a existência do seu negócio."

Você pode acompanhar tudo no seu sistema de contabilidade, que vai mostrar quanto você dispõe no momento. Mas, para se prevenir e antecipar sua situação financeira no futuro, você vai precisar de outra ferramenta à sua disposição.

Essa ferramenta é o que os entusiastas de finanças chamam de projeção de fluxo de caixa para 13 semanas. Basicamente, é uma planilha que vai ajudar você a projetar seu saldo disponível em caixa a cada semana, pelos próximos três meses. O propósito é identificar rapidamente quais são os “intervalos” que podem existir no fluxo de caixa do seu negócio e como você deve reagir a isso.

Projeção de fluxo de caixa para 13 semanas

Fazer uma previsão semanal do fluxo de caixa vai permitir que você saiba as seguintes informações:

  • Quando o fluxo de caixa deve começar a diminuir?
  • Como preencher o intervalo do fluxo de caixa?
  • Quais são as opções disponíveis, como uma linha de crédito ou financiamento, para preencher os intervalos do fluxo de caixa?
  • Como vão ficar as finanças do negócio com clientes pagando a prazo ou até afetando o churn, isto é, a taxa de retenção de clientes da empresa, em relação aos contratos de valores fixos com fornecedores?
  • Há algum programa do governo ou incentivo bancário que podemos contratar para ajudar a preencher esse intervalo?

Fale com seu contador ou consultor financeiro para fazer essa previsão. Eles são fundamentais em momentos como esse.

Leitura recomendada: Como os parceiros Shopify estão atuando em relação à covid-19.

Procure entender o risco do seu cliente

Assim que você tiver uma noção do que esperar em relação ao fluxo de caixa do seu negócio, o próximo passo é tentar entender o que sua apresentação financeira representa para seus clientes.

Faça uma análise de risco dos seus clientes para avaliar a rentabilidade e o risco de crédito deles. Isso será importante para:

  1. Entender a exposição do seu negócio a churns e entradas de caixa, devido a contas sem rendimento ou devedores de alto risco
  2. Ter ideia do estado atual do seu faturamento e fluxo de caixa

Veja como fazer essa previsão.

Analise a lucratividade dos seus clientes

fluxo de caixa comercial: pilhas de moedas

Passo 1: Salve um relatório de vendas do seu sistema de contabilidade em formato de planilha. Filtre esses dados por cliente e valores das vendas em reais nos últimos 12 meses.

Passo 2: Para cada cliente, reflita sobre as seguintes questões:

  1. Temos um bom relacionamento profissional?
  2. Eles pagam as contas em dia?
  3. São representantes/influencers do seu produto/serviço?
  4. Gosto deles como pessoas?

Para as perguntas 1, 2 e 3, avalie de 0 a 3 (0 para horrível, 3 para excelente).

Para a quarta pergunta, responda sim ou não: 0 para não, 1 para sim.

Anote os resultados para ter um valor qualitativo para cada cliente.

Exemplo:

Esse processo de atribuir um valor para cada pergunta ajuda a avaliar seus clientes de modo objetivo. Essa quantificação serve para eliminar qualquer possível viés que você tenha em relação aos seus clientes.

Passo 3: Calcule o custo direto médio do serviço para cada cliente (baseando-se no tempo investido e nas tarifas embutidas) e insira o valor em uma nova coluna. Você pode pegar esses dados do time-sheet ou do sistema de gerenciamento de projetos.

Passo 4: Calcule a receita bruta adquirida com cada cliente e depois calcule a margem bruta, deduzindo os custos médios do atendimento de cada cliente do total das vendas.

Passo 5: Filtre a planilha pelo valor da receita bruta de cada cliente e liste conforme os resultados do Passo 2. Agora você tem uma lista do ranking dos seus clientes rentáveis e não rentáveis. 


A tabela acima é uma amostra da análise de lucratividade de uma agência digital fictícia chamada Voltage Media. Crédito da imagem: Stark Naked Numbers (adaptada para o português).

Algumas observações importantes que podemos tirar da amostra acima são:

  1. Os clientes marcados na área “1” são os que estão dando prejuízo. Eles têm pontuação baixa no escore qualitativo e estão gerando custos para você. Considere encerrar seu relacionamento com eles ou aumentar os preços.
  2. O cliente Saasy na área “2” é menos simples. A empresa gera muita arrecadação e está bem listada na lista de pontuação dos clientes. No entanto, ela não tem sido rentável. Podemos inferir que é uma ótima empresa para manter como parceira, já que ela marcou 8 de 10 pontos possíveis. Mas no fim das contas, você não tem como continuar prestando serviços para ela sem ter prejuízo. Em situações assim, avalie profundamente para compreender por que esse cliente não é rentável. Será que você oferece serviços a mais ou não está trabalhando de modo eficiente? Use esse guia para descobrir o xis da questão.
  3. Os clientes marcados na área “3” estão na zona neutra. Eles estão no meio da lista entre os clientes e geram um pequeno lucro para seu negócio. Não há problema em manter acordos com esses clientes, mas lembre-se de acompanhar esses números no futuro.
  4. E os demais na área “4”, esses clientes estão bem qualificados na pontuação dos clientes e são os mais rentáveis ao seu negócio. Notou como o lucro gerado por esses quatro clientes compensaram o prejuízo dos da parte de baixo? Esses clientes precisam ser tratados como realeza.

Leitura recomendada: 5 ideias e atitudes criativas para demonstrar sua gratidão aos clientes.

Avalie o risco de crédito dos seus clientes

Depois de listar seus clientes por lucratividade, a próxima fase é compreender o risco de eles causarem churning para o seu negócio ou não pagarem as faturas atuais.

Recomendamos os seguintes passos:

1. Faça uma avaliação de risco de cada um de seus clientes e avalie as respectivas capacidades de arcar com as faturas atuais.

    • Caso haja algum tipo de enrolação por parte deles, pegue o telefone e cobre os débitos pendentes.
    • Se os pagamentos estiverem em dia, ofereça um plano de pagamento. Negocie um novo valor semanal e razoável em débito direto autorizado (ou no cartão de crédito, para facilitar o fluxo de caixa deles).

2. Garanta arrecadações contratadas.

    • Reavalie seus contratos/termos e condições existentes e certifique-se que você tem cláusulas de rescisão fortes o suficiente para, caso seus clientes decidam romper contratos, você seja avisado com bastante antecedência.
    • Alguns clientes devem vir a te “demitir”, isso é inevitável. Apenas certifique-se que você tem antecedência suficiente para se preparar para esse cenário.

O objetivo disso é entender seu risco de crédito no caso de qualquer um dos seus clientes pedirem renegociação de termos de pagamento ou, infelizmente, estarem em risco de insolvência.

Ofereça mais valor pelo mesmo preço

Agora é a hora de se aproximar ainda mais dos seus clientes que geram a receita bruta do seu negócio, conforme identificado na análise de lucratividade. O objetivo aqui é provar seu valor para seus clientes mais lucrativos e mostrar para eles que seu serviço/produto é ainda mais necessário nessa época de incerteza econômica.

"Agora é a hora de se aproximar ainda mais dos seus clientes que geram a receita bruta do seu negócio."

Faça um brainstorm com sua equipe e reflita: “Como podemos posicionar nossos produtos/serviços para ajudar nossos clientes nessa turbulência econômica?”. Faça uma lista com possíveis iniciativas e ofertas adicionais que você possa disponibilizar a seus melhores clientes para enfrentar esse momento de incerteza. Considere viabilizar descontos ou encaixe novos serviços nessa nova oferta.

É importante observar que não se trata de tentar tirar “todo e qualquer centavo” dos seus clientes.

O objetivo é a retenção de clientes, é fortalecer o fluxo de caixa do seu negócio para que você possa contar com esse dinheiro para tomar decisões financeiras.

Dedique-se para estreitar relações com seus melhores clientes e seja um parceiro com quem eles possam contar nesses tempos.

Leitura recomendada: Feito sob medida: como criar uma experiência de compra diferenciada.

Fase 2: Planejamento financeiro estratégico (entre 6 e 18 meses)

fluxo de caixa comercial: tabuleiro de xadrez

A fase 1 consistiu em estabilizar sua situação financeira para os próximos três meses. 

Concluído esse passo, a próxima fase é a avaliação do seu negócio de uma perspectiva a longo prazo, pensando entre seis e 18 meses adiante.

De forma resumida, isso significa:

  • Montar/refinar o orçamento financeiro do seu negócio
  • Calcular seu ponto de equilíbrio em determinados cenários
  • Calcular sua remuneração minimamente viável (para microempresários e freelancers)

Como fazer um orçamento financeiro

Resumindo, um orçamento é um planejamento financeiro. É uma ferramenta usada para quantificar a estratégia do seu negócio por um determinado período.

A previsão de fluxo de caixa de 13 semanas descrita anteriormente se concentra nos próximos três meses, já um orçamento financeiro costuma ser feito pensando em um período de um ou dois anos.

O propósito dessa ferramenta é:

  • Estimar futuras despesas fixas
  • Conhecer seu ponto de equilíbrio em vendas
  • Ajudar na análise de cenários para compreender como as alterações no faturamento podem impactar seu ponto de equilíbrio
orçamento financeiro de agência
Exemplo de orçamento financeiro de uma agência.

Calcule seu ponto de equilíbrio

A expressão “ponto de equilíbrio” pode ser familiar para você, significa o número de vendas necessário para cobrir todas as despesas do seu negócio e você começar a ter lucro.

Para agências e negócios que oferecem serviços, a maioria dessas despesas é o que chamamos de “custos fixos”. O que significa que, independentemente de quanto seja o seu faturamento em cada mês, seus custos serão sempre os mesmos. Para seu negócio, os custos serão predominantemente: salários, aluguel, serviços públicos e seguros.

"Para agências e negócios que oferecem serviços, a maioria dessas despesas é o que chamamos de ‘custos fixos’. O que significa que, independentemente de quanto seja o seu faturamento em cada mês, seus custos serão sempre os mesmos."

Logo, calcular o ponto de equilíbrio da sua agência é um exercício simples. Podemos fazer isso enumerando todas as despesas fixas mensais e calculando o total de vendas mensais necessárias para cobri-las.

O propósito de calcular seu ponto de equilíbrio é estabelecer um número mínimo de vendas mensais necessárias para a “sobrevivência” do seu negócio. Operar no ponto de equilíbrio deve ser o ponto de partida da sua empresa.

Calcule seu ponto de equilíbrio dentro de um cenário modelado

Seu orçamento financeiro é montado a partir de princípios do passado. Você estabeleceu quais são suas despesas mensais, você sabe quais são suas vendas médias mensais com base no histórico das suas atividades.

Mas o que aconteceria se suas vendas diminuíssem dentro de 6 a 12 meses a partir de agora? Como você reagiria, na condição de empreendedor e líder?

A próxima fase desse manual é como preparar seu negócio para a “guerra” em diversos cenários diferentes. O objetivo é testar seu negócio em cenários extremos e ajudar você a formular um plano de ação caso as condições piorem nos próximos meses.

Com seu novo orçamento financeiro, calcule suas despesas mensais de lucro/prejuízo nos seguintes cenários:

  1. Perda moderada: Uma queda de 15% no faturamento
  2. Perda alta: Uma queda de 25% no faturamento
  3. Perda extrema: Uma queda de 50% no faturamento

A partir daqui, vamos identificar os intervalos no lucro e no fluxo de caixa do seu negócio. Ele vai ajudar você a montar uma estrutura de tomada de decisões para ajudar na preparação e no planejamento de cada cenário:

  • Viabilizar uma reestruturação de custos
  • Decisões sobre precificação
  • Intervalos no fluxo de caixa e acesso a capital
cenário modelando queda de 50% no faturamento de uma agência
Exemplo de um cenário modelando uma queda de 50% no faturamento.

Comece refletindo sobre as seguintes questões:

  • Como seu negócio reagiria a cada um desses cenários?
  • Quais custos terão que ser cortados para que você possa voltar ao ponto de equilíbrio em cada cenário?
  • Se você estiver disposto a absorver o impacto a curto prazo, qual é a burn rate e que tipo de financiamento está disponível para compensar os intervalos no fluxo de caixa? Por emissão de títulos da dívida pública ou emissão de ações?

Em seguida, elabore um plano de ação para cada cenário. O objetivo aqui é se preparar para o pior caso possível tentando manter a calma e a tranquilidade. A última coisa que você deve fazer como um líder é tomar decisões irracionais e em pânico, são elas que podem prejudicar você no futuro.

"O objetivo aqui é se preparar para o pior caso possível tentando manter a calma e a tranquilidade."

Ok, você pode até achar que esses cenários são improváveis e que seu negócio está bem encaminhado. Porém, conduzir esse processo vai dar a você a tranquilidade de ter um plano no caso de tudo dar errado.

Calcule seu ponto de equilíbrio como empreendedor ou freelancer

fluxo de caixa comercial: pessoa escrevendo

Se você é um freelancer ou um empreendedor, provavelmente não tem muitos gastos fixos. Na verdade, o maior custo fixo do seu negócio provavelmente é seu próprio salário!

No fim das contas, o seu ponto de equilíbrio consiste em encontrar um valor de renda que seja suficiente para custear seu estilo de vida.

Podemos determinar isso calculando o que vamos chamar de Remuneração Minimamente Viável (RMV). Você deve estar familiarizado com esse termo do Vale do Silício, Produto Mínimo Viável (MVP, na sigla em inglês). O termo foi popularizado pelo guru das startups, Eric Ries, em seu bestseller A startup enxuta

A tese do MVP consiste em criar o produto mais barato possível, somente com recursos suficientes para satisfazer seus primeiros clientes. A ideia é trabalhar com uma restrição de custos que viabilize o melhor resultado possível. O princípio do MVP pode ser adaptado para outras disciplinas que não as de desenvolvimento de software e de produtos. 

Como contador, gosto de aplicar essas perspectivas nas minhas finanças pessoais. Vamos chamar esse exercício de Remuneração Minimamente Viável (RMV). A ideia por trás da RMV é conceber seu estilo de vida ao menor custo possível, mas ainda causando o impacto mais alto na sua satisfação pessoal. O princípio fundamental é gastar dinheiro somente com coisas que tenham extrema utilidade pessoal. 

"Gosto de aplicar essas perspectivas para minhas finanças pessoais. Vamos chamar esse exercício de Remuneração Minimamente Viável (RMV). A ideia por trás da RMV é conceber seu estilo de vida com o menor custo possível, mas ainda causando o impacto mais alto na sua satisfação pessoal."

O processo envolve realizar uma auditoria das suas despesas mensais e eliminar quaisquer gastos desnecessários ou impulsivos. O objetivo é descobrir qual a remuneração mínima que você precisa receber para ter uma vida satisfatória. 

De uma perspectiva contábil, o valor da sua RMV pode ser considerado o ponto de equilíbrio das suas vendas. É importante você garantir a cobertura do valor da RMV, para que sua situação financeira pessoal não sofra.

Preciso enfatizar uma palavra fundamental aqui: "satisfação". RMV não significa pobreza. Significa fazer pequenos sacrifícios para continuar com um estilo de vida confortável. 

Calcule sua Remuneração Minimamente Viável

Primeiramente, liste todos os seus gastos e receitas. Quanto mais dados como recibos e comprovantes você tiver, mais preciso será seu número final.

Passo 1: Analise seus gastos

Veja seus extratos bancários e do cartão de crédito do último mês e divida seus gastos em quatro categorias:

  1. Alimentação e lazer
  2. Moradia
  3. Transporte
  4. Todo o resto

Monte uma planilha e separe essas categorias em colunas. Para ajudar na categorização desses itens, aqui vai uma lista com os gastos mais comuns e em que categoria eles devem ser considerados no seu orçamento pessoal. 

Alimentação e lazer:

  • Mantimentos
  • Assinaturas mensais como Netflix e Spotify
  • Delivery de comida
  • Presentes

Moradia:

  • Prestações do financiamento
  • Aluguel
  • Serviços públicos (água, luz, telefone etc)

Transporte:

  • Prestações do carro
  • Seguro do carro e taxas
  • Combustível
  • Outros custos com transporte

Todo o resto:

  • Plano de saúde
  • Despesas com filhos
  • Financiamento universitário
  • Despesas com educação
  • Despesas médicas

Há despesas que não se encaixam exatamente em nenhuma dessas categorias. Para facilitar, coloque-as na categoria “todo o resto”. O objetivo não é detalhar ao máximo as categorias, mas simplesmente calcular os custos do seu estilo de vida atual. 

Passo 2: Reconsidere seu estilo de vida

Pegue o resumo das despesas de seu estilo de vida atual e, junto com seu cônjuge (ou qualquer outra pessoa que viva com você), revise as categorias de gastos.

Reflita, quais deles são de fato essenciais? Se você cortasse esses gastos, qual seria o impacto disso na sua felicidade? Não estou sugerindo que você seja pão-duro, não é isso. Sua RMV deve ser o valor mínimo para você viver uma vida confortável. Seja realista. 

Geralmente, os maiores cortes podem ser feitos nas categorias de alimentação e lazer. Pense em como pequenas mudanças podem ter um impacto em suas contas. Pode ser algo simples como sair à noite uma vez por mês, em vez de toda semana. Lembre-se: quanto menos for necessário para seu conforto pessoal, mais pode ser investido no seu negócio.

Depois de identificar os gastos “desnecessários”, tire-os do total e recalcule seus gastos mensais. Esse é seu novo orçamento de RMV.

Passo 3: Calcule uma margem de segurança

Após revisar as despesas do seu estilo de vida, adicione uma margem de 30% para considerar contratempos pessoais e uma reserva de emergência, um respiro para os “dias difíceis”. O número final será sua RMV mensal.

O valor da sua RMV representa a quantidade necessária de vendas mensais para que você sobreviva (e um pouco mais).

Essa estrutura também pode ser aplicada para sócios de grandes agências e empresas para informar a redução de salários e decisões de corte de despesas, conforme será explicado no passo seguinte desse processo.

Fase 3: Uma abordagem sistemática para organizar custos de reestruturação

Sejamos realistas: será inevitável que certas empresas precisem reduzir o número de funcionários e cortar outras despesas para manter o fluxo de caixa.

Essas decisões são difíceis e emocionalmente desgastantes. É melhor se planejar com antecedência e se estruturar para manter a racionalidade.

"Essas decisões são difíceis e emocionalmente desgastantes. É melhor se planejar com antecedência e se estruturar para manter a racionalidade."

Essa fase oferece uma abordagem sistemática de reestruturação de custos para que você possa realizá-la com calma, empatia e respeito.

Gordura, músculos e ossos na estrutura do seu negócio

Pode ser útil pensar na redução de custos com a seguinte analogia:

  1. Gordura: Tudo aquilo que é bom, sem maiores impactos nos negócios, aquilo que é possivelmente desnecessário e com que você se acostumou na época das vacas gordas.
  2. Músculos: Tudo que causar impacto e perda a curto prazo. Pode reduzir o crescimento e aumentar a carga de trabalho, mas você pode recuperar com o tempo.
  3. Ossos: Tudo que tiver impacto na viabilidade do negócio a longo prazo e que pode deixar marcas permanentes.

Vamos começar pelo primeiro.

A gordura

Cortar a gordura é a parte mais fácil e menos dolorida. Em geral são coisas que você deixou continuar acontecendo ou com as quais não precisou se preocupar, pois os negócios estavam indo bem e o crescimento maquiou a ineficiência delas.

Exemplos de gordura incluem:

1. Clientes e contas não-rentáveis

Esse é um bom momento para identificar as contas e os clientes que estão causando prejuízo. Faça a análise de lucratividade de clientes descrita na Fase 1 e dispense esses clientes. É agora ou nunca.

2. Assinaturas e softwares desnecessários

Você realmente usa todos os softwares que assinou para a empresa? Assinaturas de software silenciosamente acabam com sua lucratividade. Todas essas assinaturas de 10, 50 reais por mês ou por máquina – isso acaba pesando no orçamento. Analise um relatório do seu sistema de contabilidade e confira todas as assinaturas atuais. Questione sua equipe — veja se todas essas assinaturas são realmente essenciais.

3. Férias remuneradas

Se algum dos seus funcionários estiver com férias pendentes, esse é um bom momento para incentivá-los a tirar. 

4. Refeições, lazer, verbas não-essenciais

São aquelas coisinhas-boas-de-ter no seu negócio. Porém, no fim das contas, as gorduras desse tipo são bem óbvias e é bem provável que você já as tenha cortado do seu negócio.

Leitura recomendada: 4 ferramentas de videoconferência para atrair clientes e gerenciar seu negócio.

Os músculos

fluxo de caixa comercial: flecha no alvo

Músculo é tudo aquilo que vai afetar sua trajetória, mas somente temporariamente. É como parar de frequentar a academia – você pode recuperar a forma no futuro.

Exemplos de músculos incluem:

1. Gastos com marketing e propaganda

A estratégia para cortar despesas com marketing e propaganda vai depender do seu modelo de negócio. Alguns modelos de negócio, como e-commerces, não vão poder fazer isso. O marketing ao qual faço referência são os esforços estratégicos — basicamente tudo que não se relaciona diretamente com a geração de vendas.

2. Desenvolvimento do negócio

Parcerias genéricas e oportunidades de desenvolvimento do negócio podem ser suspensas. Elas podem esperar. Quero deixar algo bem claro agora: o departamento de desenvolvimento do seu negócio não é sua equipe de vendas. Conte somente com o pessoal que gere receitas de modo direto.

3. Redução do número de projetos atuais

Se você for como a maioria dos empreendedores, provavelmente tem uma lista interminável de projetos estratégicos no momento. Considere cortar alguns deles e concentre-se nos mais críticos, se for o caso.

Os ossos

Osso é tudo aquilo que vai causar muito desgaste e possíveis danos permanentes à sua empresa, são os últimos recursos de sobrevivência. Sim, estamos falando de demissões e dispensas na equipe.

Há várias opções para abordar possíveis demissões. Reflita sobre qual é a melhor que se encaixa nas suas circunstâncias. 

1. Cortes drásticos

A ideia aqui é que essas várias demissões causem um impacto lento e imprevisível na cultura e eficiência do seu negócio. A equipe que permanecer vai ficar preocupada e o medo vai se espalhar, causando uma lentidão na produtividade.

Nesse cenário, o ideal é fazer um corte drástico para reduzir sua equipe, manter pessoas essenciais para sua sobrevivência e contratar novamente assim que tudo melhorar. Essa não é uma opção para todas as empresas, é mais adequada para negócios com investimentos ou com saldo razoável em caixa.

2. Demissões pontuais

Essa é a abordagem mais comum, mas possivelmente a que mais danifique sua cultura. Nessa abordagem, você demite um número mínimo de pessoas gradualmente, com base na situação financeira do seu negócio.

Nesse caso, é preciso listar os funcionários do mais até o menos essencial para determinar quem vai sair. No contexto de agências, revisar as time-sheets da sua equipe e avaliar a produtividade das horas de cada um é um bom começo.

O problema dessa abordagem, especialmente em agências maiores, é o medo e a incerteza que se espalham pela empresa. As pessoas vão começar a achar que serão as próximas e a produtividade vai cair, principalmente se não houver uma melhora perceptível no cenário.

Mas, às vezes, simplesmente não há outra escolha.

3. Horário e pagamento reduzidos

Outras abordagens que têm sido implementadas com sucesso em outras empresas são:

  • Mudar a rotina de trabalho de todos temporariamente para quatro dias/semana
  • Diminuir o salário da chefia temporariamente entre 10 e 20%
  • Cortes em todos os salários, mas com percentual maior segundo a participação na empresa

Essa abordagem é de longe a mais favorável aos líderes, pois ela serve de mensagem para a equipe, como se dissesse “estamos todo juntos nessa”.

Nenhuma dessas decisões é fácil

Independentemente do método escolhido, o mais recomendado é comunicá-lo o quanto antes e de modo frequente. Não deixe as pessoas apreensivas. Se você estiver em dúvida, discuta estratégias em potencial com todos para ver o que eles preferem. Você ficaria surpreso ao saber quantas pessoas estão dispostas a aceitar a redução temporária de pagamento para manter seus empregos. Ou quantas concordam com o critério de participação na empresa.

No que diz respeito à comunicação com sua equipe, aconselhamos que você convoque uma reunião para explicar a situação agora mesmo, independentemente do status de seu negócio:

  • Se a situação estiver boa, ótimo. Compartilhe isso com a equipe para que ninguém fique apreensivo.
  • Se você não tiver muita certeza, comunique que está acompanhando tudo de perto e que vai dar atualizações frequentes.
  • Se forem necessárias dispensas, comunique com o máximo de antecedência e forneça o maior número de informações possível.

Na prática, estamos vendo as empresas mantendo a comunicação regular usando os seguintes métodos:

  • Reuniões semanais curtas (de cinco a dez minutos) às segundas e sextas, para atualizar a situação e responder dúvidas
  • Um blog interno usando uma ferramenta como Google Docs ou Trello que seja atualizado regularmente com publicações como quais equipes estão em trabalho remoto

Depois da tempestade, vem a bonança

Uma crise econômica nunca é divertida para os envolvidos, mas nunca desperdice uma crise. É a oportunidade ideal para aperfeiçoar seu negócio.

Use esse período para cortar excessos, aperfeiçoar sistemas e fazer aquela limpeza necessária desde os tempos das vacas gordas.

E lembre-se: você não é o único com crescimento reduzido, portanto, suas ações não serão julgadas negativamente por investidores, diretoria, funcionários ou clientes.

Preparar-se para o pior agora significa pavimentar o terreno para a capitalização em futuras oportunidades. A sobrevivência é o que está em jogo para as empresas nesse momento. O objetivo agora é chegar com força no próximo cenário econômico.

Esperamos que este guia ajude sua empresa a sobreviver e a seguir em frente sem prejudicar seu fluxo de caixa.


Which method is right for you?Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Jason Andrew

Tradução e localização: Marina Borges

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