Gestão de fluxos de caixa: o que é e como fazer (+ exemplos)

A gestão do fluxo de caixa é um dos principais motivos que tornam desafiador tirar um negócio do papel.

Empresas novas ou em expansão costumam não ter uma reserva financeira para lidar com períodos de déficit, já que a maior parte dos recursos é reinvestida. Os anos de crescimento mais acelerado — especialmente os iniciais — também tendem a ser os mais difíceis para equilibrar o caixa.

Aprimorar o fluxo de caixa é uma decisão estratégica para qualquer empresa. Não importa se o modelo de negócio é sólido, se a empresa já é lucrativa ou se há investidores envolvidos — concentrar esforços nessa área pode gerar um impacto significativo em toda a operação.

O que é gestão de fluxos de caixa?

A gestão de fluxos de caixa é fundamental para manter o bem-estar financeiro do seu negócio. É o processo de monitorar, analisar e otimizar a entrada e saída de dinheiro dentro de uma empresa. Envolve garantir que uma empresa tenha fundos suficientes disponíveis para cumprir obrigações financeiras, como pagar contas, salários e empréstimos.

A entrada de caixa representa todo o dinheiro que chega à empresa, como receitas de vendas, juros de investimentos e valores recebidos de clientes. Já a saída de caixa é o dinheiro que sai, incluindo despesas como manutenção e hospedagem de site, compra de produtos, aluguel e custos de envio, entre outros.

O demonstrativo de fluxo de caixa registra essas movimentações, permitindo visualizar rapidamente a situação financeira do negócio e identificar onde é preciso agir.

Para calcular o fluxo de caixa, basta comparar o saldo disponível no início e no fim de um período — que pode ser semanal ou mensal. Se o valor final for maior que o inicial, o fluxo de caixa é positivo; se for menor, é negativo.

Dominar a gestão do fluxo de caixa é uma das decisões mais estratégicas para fortalecer uma empresa. Além de contribuir para o crescimento do negócio, essa competência também pode ser aplicada em novos projetos e na vida financeira pessoal.

As três fases da gestão de fluxo de caixa

Para dominar a gestão de fluxo de caixa, é útil pensar em três fases essenciais:

1. Estabilize e proteja o fluxo de caixa do seu negócio

A primeira fase do planejamento envolve estabilizar sua posição financeira, prevendo o status do fluxo de caixa do seu negócio para as próximas 13 semanas. 

Você pode acompanhar tudo no seu sistema de contabilidade, que vai mostrar quanto você dispõe no momento. Mas, para se prevenir e antecipar sua situação financeira no futuro, você vai precisar de outra ferramenta.

Essa ferramenta é o que os entusiastas de finanças chamam de projeção de fluxo de caixa para 13 semanas. Basicamente, é uma planilha que vai ajudar você a projetar seu saldo disponível em caixa a cada semana, pelos próximos três meses. O propósito é identificar rapidamente quais são os "intervalos" que podem existir no fluxo de caixa do seu negócio e como você deve reagir a isso.

Fazer uma previsão semanal do fluxo de caixa vai permitir que você saiba as seguintes informações:

• Quando o fluxo de caixa deve começar a diminuir?
• Como preencher o intervalo do fluxo de caixa?
• Quais são as opções disponíveis, como uma linha de crédito ou financiamento, para preencher os intervalos do fluxo de caixa?
• Como vão ficar as finanças do negócio com clientes pagando a prazo ou até afetando o churn, isto é, a taxa de retenção de clientes da empresa, em relação aos contratos de valores fixos com fornecedores?
• Há algum programa do governo ou incentivo bancário que é possível contratar para ajudar a preencher esse intervalo?

Fale com seu contador ou consultor financeiro para fazer essa previsão. Eles são fundamentais em momentos como esse.

2. Faça o planejamento estratégico (entre 6 e 18 meses)

A fase 1 consistiu em estabilizar sua situação financeira para os próximos três meses.

Concluído esse passo, a próxima fase é a avaliação do seu negócio de uma perspectiva a longo prazo, pensando entre seis e 18 meses adiante.

De forma resumida, isso significa:

• Montar/refinar o orçamento financeiro do seu negócio
• Calcular seu ponto de equilíbrio em determinados cenários
• Calcular sua remuneração minimamente viável (para microempresários e freelancers)

3. Use uma abordagem sistemática para organizar custos de reestruturação

É hora de ser realista: será inevitável que certas empresas precisem reduzir o número de funcionários e cortar outras despesas para manter o fluxo de caixa.

Essas decisões são difíceis e emocionalmente desgastantes. É melhor se planejar com antecedência e se estruturar para manter a racionalidade.

Essa fase oferece uma abordagem sistemática de reestruturação de custos para que você possa realizá-la com calma, empatia e respeito:

Pode ser útil pensar na redução de custos com a seguinte analogia:

1. Gordura: tudo aquilo que é bom, sem maiores impactos nos negócios, aquilo que é possivelmente desnecessário e com que você se acostumou na época das vacas gordas. Por exemplo: clientes e contas não-rentáveis, assinaturas e softwares desnecessários, férias remuneradas, refeições, lazer e verbas não essenciais.
2. Músculos: tudo que causar impacto e perda a curto prazo. Pode reduzir o crescimento e aumentar a carga de trabalho, mas você pode recuperar com o tempo. Por exemplo: gastos com marketing e propaganda, desenvolvimento do negócio, redução do número de projetos atuais.
3. Ossos: tudo que tiver impacto na viabilidade do negócio a longo prazo e que pode deixar marcas permanentes. Por exemplo: cortes drásticos, demissões pontuais, horário e pagamento reduzidos.

Vantagens da gestão de fluxos de caixa

1. Antecipar déficits
2. Reduzir a pressão sobre o negócio
3. Identificar o momento certo para expandir
4. Aumentar o poder de negociação
5. Tornar o orçamento mais preciso

1. Antecipar déficits

A gestão eficaz de fluxo de caixa ajuda a identificar possíveis lacunas de caixa e prever déficits antes que aconteçam. Quando você identifica problemas potenciais com antecedência, consegue evitar uma falta de caixa que paralisaria o negócio e agir antes que a situação saia do controle.

Exemplos de ações a serem tomadas incluem:

• Entrar em contato com o proprietário para solicitar o adiamento do depósito do aluguel
• Postergar uma remessa por algumas semanas para adiar o pagamento de impostos de importação
• Lançar uma promoção para gerar vendas extras rapidamente
• Intensificar a cobrança para receber contas pendentes

2. Reduzir a pressão sobre o negócio

Acredite ou não, gerenciar o fluxo de caixa reduzirá muito o estresse sobre o seu negócio. Grande parte da ansiedade que os empreendedores sentem ao pagar contas vem da incerteza e da preocupação sobre se tudo dará certo.

É muito mais tranquilo saber o que está por vir, mesmo que as perspectivas não sejam as melhores. Com clareza sobre a situação, você se sente preparado e, mais importante, capaz de tomar as medidas necessárias para lidar com os desafios.

3. Identificar o momento certo para expandir

Quando você faz a gestão correta do fluxo de caixa, sabe exatamente quanto dinheiro tem para poder expandir seu negócio. Lembre-se: apenas porque sua demonstração do resultado do exercício (DRE) indica lucro, não significa que esse dinheiro estará disponível de imediato.

Da mesma forma, ter R$ 20.000 na conta não significa que você pode gastar esse valor livremente — parte dele pode ser necessário para cobrir despesas futuras. Ao acompanhar o fluxo de caixa ao longo de semanas e meses, você saberá quanto manter disponível e quanto pode investir no crescimento do negócio.

4. Aumentar o poder de negociação

Uma análise eficaz do fluxo de caixa dá a você alavancagem estratégica. Se precisar recorrer a uma linha de crédito para superar um déficit ou negociar um prazo maior com um fornecedor sem interromper os serviços, uma boa gestão do fluxo de caixa será sua aliada.

Instituições financeiras valorizam esse tipo de planejamento, especialmente quando você consegue demonstrar claramente quando terá condições de quitar o empréstimo. Fornecedores também tendem a ser mais flexíveis se você apresentar um plano preciso de pagamento, em vez de simplesmente cortar a comunicação durante períodos difíceis. Quem mantém confiança e transparência tem mais chances de receber apoio e continuar o relacionamento, mesmo nos momentos de instabilidade.

5. Tornar o orçamento mais preciso

O fluxo de caixa é significativamente mais preciso que um orçamento. Orçamentos dizem o que você quer que aconteça. São pensamento positivo, e empreendedores são otimistas por natureza. Projeções de fluxo de caixa dizem o que está realmente acontecendo para que você possa lidar com isso — mesmo que não seja o que você planejou no início do ano.

Donos de negócios frequentemente preferem não pensar sobre gerenciar fluxo de caixa e apenas esperar que tudo dê certo. Mas não vale o risco. É benéfico ficar por dentro do seu dinheiro caso seu orçamento precise de ajustes.

📚Leia: Breakeven: o que é e como estimá-lo ao abrir um negócio

10 estratégias de gestão de fluxo de caixa

1. Prepare uma previsão
2. Foque no controle de estoque
3. Alugue, não compre
4. Envie e pague faturas em dia
5. Procure fontes alternativas de receita
6. Verifique se fornecedores oferecem descontos para pagamento antecipado
7. Negocie termos com fornecedores
8. Considere investir em opções de renda fixa
9. Tenha um fundo de emergência
10. Invista em software

1. Prepare uma previsão

A gestão eficaz de fluxo de caixa para empresas começa com a previsão das entradas e saídas de caixa, cronograma e saldos de caixa projetados.

Seja usando uma planilha ou ferramenta de planejamento financeiro, certifique-se de contabilizar todas as entradas e saídas de caixa, incluindo salários, cobrança de recebíveis, aluguel, compras de estoque, investimentos e pagamentos de empréstimos. Quanto mais precisa for sua previsão de fluxo de caixa, melhores decisões você tomará sobre gastos, investimento e crescimento.

Suponha que você precise reformar o sistema de segurança da sua loja no próximo mês. Essa é uma despesa significativa que pode impactar sua capacidade de pagar outras contas. Ter uma previsão de fluxo de caixa permite planejar e controlar esses gastos, garantindo que haja recursos suficientes para manter o negócio funcionando.

A forma mais eficaz de acompanhar o dinheiro da sua empresa é por meio de demonstrativos de fluxo de caixa. No contexto de pequenas empresas, esse demonstrativo registra todo o dinheiro que entra e sai do negócio durante um período contábil, como um mês, trimestre ou ano. Você também pode monitorar o fluxo de caixa em períodos mais curtos para ter uma visão detalhada de para onde o dinheiro está indo.

A maioria dos negócios se beneficia de um planejamento semanal. No entanto, alguns podem precisar de acompanhamento diário, enquanto outros se limitam ao planejamento mensal. Também é você quem decide se vai registrar cada despesa individual ou apenas categorias de gastos, dependendo da escala e complexidade do seu negócio.

Da mesma forma, algumas empresas conseguem projetar o fluxo de caixa com precisão por até seis meses, enquanto outras conseguem apenas por duas semanas. No planejamento de fluxo de caixa para pequenas empresas, quanto mais distante for o horizonte de projeção, menor tende a ser a precisão das estimativas.

2. Foque no controle de estoque

Com a gestão do fluxo de caixa em mente, avalie seu estoque para que ele reflita os níveis atuais de oferta e demanda do negócio. Realize análises ABC frequentes para identificar quais produtos têm maior giro e quais permanecem parados. Assim, você mantém em estoque itens que vendem rapidamente e consegue se desfazer do estoque parado por meio de descontos.

3. Alugue, não compre

As finanças de pequenas empresas costumam ser desafiadoras, especialmente em períodos difíceis. Você quer evitar dívidas excessivas, mas às vezes é necessário investir em equipamentos ou estoque que trarão retorno a longo prazo.

Uma boa prática de gestão de caixa é optar pelo aluguel em vez da compra. Assim, você faz pagamentos menores ao longo do tempo, preservando o fluxo de caixa para as operações diárias. Além disso, o aluguel é considerado despesa empresarial, podendo ser deduzido do imposto de renda (a dedução depende do regime tributário da empresa).

4. Envie e pague faturas em dia

Uma parte essencial da gestão do fluxo de caixa em pequenas empresas é receber os pagamentos rapidamente. Enviar faturas assim que possível ajuda a acelerar a entrada de recebíveis.

Se sua empresa costuma trabalhar com faturamento mensal, informe seus fornecedores sobre a mudança para um modelo de faturamento sob demanda. Você pode oferecer um desconto para pagamento antecipado como incentivo adicional.

5. Procure fontes alternativas de receita

Se seu cenário de negócios está mudando e pressionando suas fontes atuais de receita, busque alternativas para gerar renda online. É possível substituir temporariamente – ou até permanentemente – fontes menos lucrativas por outras mais simples e eficientes.

Por exemplo, ofereça experiências de compra variadas, como compre online e retire na loja (BOPIS) ou opções de entrega local. Isso ajuda a facilitar a gestão do fluxo de caixa e reduz a pressão sobre sua receita principal.

6. Verifique se fornecedores oferecem descontos para pagamento antecipado

Uma forma de preservar o capital de giro e facilitar a gestão do fluxo de caixa é reduzir os pagamentos aos fornecedores. Alguns oferecem descontos para pagamento antecipado, que muitas vezes passam despercebidos. Aproveitar essas condições pode gerar economia e fortalecer seus relacionamentos comerciais, especialmente em períodos em que outros fornecedores enfrentam atrasos ou condições incomuns de pagamento.

7. Negocie termos com fornecedores

Durante períodos financeiros apertados, entre em contato com fornecedores com quem você mantém um bom histórico e peça condições de pagamento mais favoráveis, para gerenciar o fluxo de caixa de forma eficaz.

Muitos fornecedores estão dispostos a criar planos de pagamento flexíveis ou oferecer prazos estendidos. O segredo é construir relacionamentos sólidos e de confiança antes que surjam dificuldades. Seja transparente, mantenha a comunicação aberta e cumpra os pagamentos pontualmente.

Se você costuma pagar em dia ou antecipadamente, é mais provável que o fornecedor aceite estender o prazo, dando mais tempo para organizar seus pagamentos.

8. Considere investir em opções de renda fixa

Analise suas receitas e despesas. Se houver um excedente, considere aplicá-lo em uma opção de investimento de baixo risco, como renda fixa, para potencializar seu fluxo de caixa. Esses investimentos permitem manter o dinheiro seguro enquanto ele não é necessário, fazendo com que comece a render.

Essa estratégia ajuda a fortalecer sua posição de caixa mês a mês e a se preparar para possíveis imprevistos com clientes ou fornecedores.

9. Tenha um fundo de emergência

Fazer um negócio crescer pode pressionar seu fluxo de caixa. Para se preparar, crie um fundo de emergência, que funciona como uma reserva de dinheiro para cobrir despesas operacionais, dívidas, quedas no mercado ou situações imprevistas.

Esse fundo permite enfrentar desafios inesperados, aproveitar oportunidades de crescimento e ter flexibilidade financeira sem comprometer o fluxo de caixa.

Um bom ponto de partida é reservar o equivalente a três a seis meses de despesas operacionais. Ajuste esse valor de acordo com suas obrigações financeiras, características do negócio e do setor em que atua.

10. Invista em software

Há inúmeras ferramentas disponíveis para ajudá-lo com o planejamento eficaz das suas necessidades de caixa e acalmar o caos da gestão de fluxo de caixa.

Softwares de contabilidade podem digitalizar a inserção de dados, enquanto plataformas de automação integradas às suas ferramentas de contabilidade e faturamento permitem acompanhar despesas em tempo real, automatizar relatórios financeiros e fornecer insights para o planejamento financeiro. Se você identificar problemas com pagamentos pontuais, por exemplo, um software que inclua um módulo de contas a pagar, como Bling ou Omie, pode tornar seu processo de pagamento mais simples, melhorar seu fluxo de caixa e aprimorar sua reputação com fornecedores e clientes.

Soluções que integram inteligência artificial também estão disponíveis, simplificando tarefas como elaboração de orçamentos e gestão do fluxo de caixa. Um exemplo é a Conta Azul, plataforma de gestão financeira que automatiza processos como emissão de notas fiscais, controle de contas a pagar e receber, conciliação bancária e geração de relatórios financeiros em tempo real.

Ferramentas de gestão de fluxos de caixa

De planilhas a plataformas de gestão financeira, há muitas opções de ferramentas de gestão de fluxos de caixa para oferecer um controle mais eficiente do seu negócio.

Google Sheets

Para alguns negócios, a melhor opção é a ferramenta gratuita Google Sheets. Com ele, qualquer pessoa pode criar demonstrativos de fluxo de caixa. Embora seja um processo manual, a configuração é rápida e o acompanhamento é simples. Além disso, é fácil personalizar a planilha de acordo com suas necessidades específicas, permitindo que seja usada de forma mais ampla ou detalhada. O tempo investido na criação e atualização da planilha é valioso para obter uma visão clara da situação financeira do seu negócio.

A planilha de fluxo de caixa funciona como um mapa do dinheiro, mostrando quando ele entra e sai. É uma excelente ferramenta para visualizar a gestão financeira e ajustar estratégias.

Kolleno

O Kolleno oferece ferramentas para gestão do fluxo de caixa, controle de contas a receber (AR) e reconciliação financeira. Ele permite analisar o dinheiro disponível, prever fluxos de caixa futuros e automatizar processos, aumentando a eficiência da gestão financeira.

Jirav

O Jirav é uma plataforma completa de gestão financeira, com foco em analisar e otimizar o fluxo de caixa. Ela integra a análise de caixa ao panorama financeiro geral do seu negócio.

A plataforma oferece relatórios personalizáveis, dashboards intuitivos, indicadores-chave de desempenho (KPIs) de caixa integrados, além de automação e integração com diversas plataformas importantes, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões financeiras.

Nibo

O Nibo é um software de gestão financeira desenvolvido para escritórios de contabilidade e seus clientes. A plataforma permite o controle do fluxo de caixa, conciliação bancária, geração de relatórios financeiros e integração com sistemas contábeis. 

Ela é ideal para contadores que desejam oferecer uma gestão financeira mais eficiente e organizada aos seus clientes, facilitando o acompanhamento das finanças e a tomada de decisões estratégicas.

Planejadora Sebrae

A Planejadora Sebrae é uma ferramenta gratuita desenvolvida para auxiliar no planejamento financeiro de pequenos negócios. Ela permite organizar o fluxo de pagamentos e recebimentos, criar cenários financeiros e calcular a necessidade de capital de giro. 

A plataforma é ideal para empreendedores que estão começando e buscam orientação prática para gerenciar suas finanças de forma eficiente.

Exemplo de gerenciamento de fluxo de caixa

Suponha que o Felipe administre uma rede de minimercados em São Paulo. Ele enfrentou problemas de fluxo de caixa devido a uma queda inesperada nas receitas. Para contornar a situação, Felipe tomou decisões estratégicas. Primeiro, renegociou os prazos de pagamento com seus fornecedores, estendendo os pagamentos em 30 dias.

Em seguida, ele criou fontes alternativas de receita além do negócio principal. Entre as ações, passou a oferecer uma delicatessen na loja, permitindo que os clientes comprassem refeições prontas enquanto faziam compras, lançou uma loja virtual para pedidos via e-commerce e firmou parcerias com fornecedores e marcas locais para oferecer produtos exclusivos e serviços de entrega. Felipe também utilizou um software de contabilidade que fornece dados e insights acionáveis, ajudando a otimizar a gestão de estoque.

Em três meses, a rede de minimercados de Felipe registrou um aumento de 30% no fluxo de caixa operacional, melhorando a saúde financeira da empresa e garantindo operações mais tranquilas. Para se proteger contra imprevistos semelhantes, ele criou um fundo de emergência e fez investimentos em renda fixa, fortalecendo sua posição de caixa mês a mês.

Ao aplicar as estratégias certas de gestão de fluxo de caixa, é possível superar desafios financeiros e alcançar um crescimento sustentável para o seu negócio.

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A maioria das empresas não sobrevive sem um controle eficiente do fluxo de caixa. Com as estratégias e ferramentas certas, qualquer negócio pode se organizar e manter suas finanças sob controle. Dedique um tempo para estruturar seus processos. Acompanhar seu fluxo de caixa ficará muito mais fácil.

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