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5 vantagens de contratar uma assistente virtual em 2022

por que contratar uma assistente virtual

“Como contratar assistente virtual?” é a pergunta de muitos empreendedores iniciantes. Quando você abre o próprio negócio, muitas vezes acaba fazendo tudo por conta própria: recebe e envia os pedidos, atende os clientes, gerencia as páginas da empresa nas mídias sociais e se ocupa de muitas outras atividades. Está na hora de contratar ajuda, você não acha? Então vamos ver como você pode fazer isso e as vantagens de contratar uma assistente virtual.

É fato que as pessoas decidem se tornar empreendedoras por vários motivos, no entanto, ter menos tempo para a vida pessoal certamente não é um deles. É por isso que o primeiro "funcionário" que muitos empreendedores digitais contratam é um assistente virtual: alguém que pode assumir tarefas e processos da rotina diária que são importantes para a gestão do negócio, mas não necessariamente focados no crescimento da empresa.

Ter um profissional desse tipo, na prática, é dispor de alguém para auxiliar nessas tarefas sem precisar contratar um funcionário fixo. Se você está sem tempo, com estresse e outros "bons problemas" que resultam do sucesso do seu negócio, talvez seja hora de pensar na possibilidade de contratar ajuda e conseguir um pouco de tempo livre.

Neste artigo, vamos saber mais sobre assistentes virtuais: o que são, como contratá-los, quais são as vantagens e potenciais desafios dessa contratação, e que tarefas eles podem assumir para ajudar você a gerir e expandir seu negócio.


O que é um assistente virtual (AV)?

por que contratar um assistente virtual - para delegar as tarefas do seu negócio

Assistentes virtuais (AV) são profissionais liberais que trabalham remotamente, de qualquer lugar do mundo, e que lidam principalmente com tarefas online. Além disso, podem trabalhar para vários clientes e ser contratados para assumir inúmeras tarefas do dia a dia.

Muitas vezes, ele ou ela é o primeiro funcionário dos empreendedores (especialmente os digitais) que não dispõem de orçamento para contratar alguém regularmente ou de tempo hábil continuar fazendo tudo sozinhos. Não sendo funcionários permanentes, eles são uma maneira acessível de se obter ajuda contínua na gestão da empresa, sem as despesas adicionais de contratar ajuda em tempo integral. 

A nova lei trabalhista, vigente no Brasil desde 11 de novembro de 2017, passou a regulamentar o trabalho remoto e, mais tarde, em abril de 2022, a medida provisória 1.108 foi publicada com mais detalhes sobre esse tema. Porém, muitas dúvidas permanecem, então procure sempre se inteirar das regras e trâmites específicos antes de contratar alguém.

Quais são as vantagens de contratar uma assistente virtual - muitas, acredite

Motivos para contratar um assistente virtual

A diferença entre um assistente virtual e um freelancer ou um funcionário tradicional é que os assistentes virtuais são profissionais criativos que executam diversas tarefas ou rotinas em vez de desempenharem uma única função. Podem ter expertise em áreas como comunicação, marketing, design, copywriting e secretariado.

Em outras palavras, um profissional desse tipo não precisa ficar responsável por todo o site de sua loja, mas pode ajudar você a cuidar de seções específicas. Por exemplo, ele ou ela não vai escrever e gerenciar todo o conteúdo, mas poderá auxiliar com a parte de pesquisas. Um assistente pode se ocupar de um processo específico como descrição de produtos ou de parte da gestão da empresa, como contabilidade.

Em geral, os empreendedores têm dificuldade de abrir mão do controle. Sendo assim, contratar um assistente é a maneira perfeita de praticar as habilidades de gerenciar, delegar e contratar em menor escala – ações essenciais para que alguém se torne um bom líder.

por que contratar um assistente virtual? os motivos são diversos, mas principalmente: economia de tempo

Por que contratar um assistente virtual?

Embora os assistentes virtuais na maior parte das vezes façam muitas tarefas administrativas, eles também podem ser contratados para desempenhar funções diversas. Se você tem uma tarefa repetitiva no cotidiano do seu negócio, talvez possa delegá-la para um AV. Vamos ver alguns exemplos de tarefas que ele ou ela podem realizar por você:

Pelos exemplos acima, já dá para perceber quanto tempo você pode economizar contratando um assistente, não é mesmo?

Como contratar uma assistente virtual?

os motivos para contratar uma assistente vitual são inúmeros, mas o principal é você aprender a delegar tarefas em prol do sucesso do seu negócio

Geralmente, primeiro é preciso que você saiba fazer todas essas tarefas antes de entregar qualquer coisa nas mãos de um outro profissional. Desta forma, você saberá como ensinar o processo, quais diretrizes precisam ser definidas e como se faz um bom trabalho.

Veja quais são as condições ideais para contratar assistente virtual, mesmo se seu negócio for relativamente recente:

  • Você conhece bem um determinado procedimento e se sente capaz de ensiná-lo com facilidade a outra pessoa.
  • Você se pega pensando: “Eu poderia estar fazendo coisas mais importantes se tivesse tempo”.
  • Você tem dinheiro disponível para contratar um assistente.
  • Você precisa fazer uma tarefa que acha cansativa, por exemplo, atendimento ao cliente, mas não tem talento natural para isso (por exemplo, se sente exausto depois de responder a alguns e-mails).
  • Você talvez não precise de ajuda em tempo integral, mas apenas por algumas horas, todos os dias.
  • Você já tentou usar diversos apps de gerenciamento de tempo para conseguir agilizar um processo, mas percebeu que seria mais fácil se outra pessoa simplesmente se encarregasse dele.
  • Você se sente sobrecarregado com o sucesso conquistado pela sua loja virtual, ou você tem um emprego fixo e está desenvolvendo seu negócio em paralelo.

Em sua loja virtual, o atendimento ao cliente será, provavelmente, a primeira coisa que você vai querer terceirizar quando o ritmo das vendas aumentar. Para muitas pessoas, lidar com os clientes é um dos desafios mais estressantes e que demandam mais tempo. E quanto maior o volume de vendas, mais tempo será necessário para se dedicar a eles.

Pense também sobre o custo de cada tarefa executada. Quanto vale o seu tempo? Se você costuma passar uma hora por dia respondendo às perguntas dos clientes, o que você poderia fazer, em vez disso? Por um preço acessível, você pode delegar essas tarefas e usar o tempo que economizou para buscar lucros maiores e fazer outras atividades.

Quanto custa um assistente virtual?

Os custos para contratar assistente virtual variam, então é importante fazer uma pesquisa entre as empresas que oferecem esse tipo de serviço – como a Prestus ou a D Zortéa. As cobranças costumam ser em diferentes modalidades: por hora, por tarefa ou projeto, ou então um valor fixo por um período específico de tempo, na forma de um pacote mensal.

Na maioria dos casos, a melhor opção é pagar por hora, especialmente para atividades diárias. Você pode monitorar suas atividades para garantir uma produção por hora constante. Essa escolha também depende do tipo de trabalho que você deseja terceirizar – tenha em mente que você recebe pelo que paga, então um valor muito abaixo do mercado pode causar problemas.

Se você é um empreendedor que quer ser mais produtivo e está disposto a pagar um valor mais alto, também pode contratar um "assistente executivo" remoto, que pode atuar como seu braço direito e realizar uma infinidade de afazeres em seu nome.

A plataforma que você usar para contratar esse profissional também afetará a quantidade de tempo que você vai precisar para gerenciar esse relacionamento – isso deve ser levado em consideração no cálculo do preço pago por hora.

Como contratar seu primeiro assistente virtual

como contratar uma assistente virtual - em sites de freelancers

Nem todos os assistentes são iguais. Como acontece com qualquer pessoa que você esteja recrutando, você vai precisar examinar o perfil com cuidado, e isso começa com a definição de necessidades e condições em uma descrição da vaga. Mas antes de redigir essa descrição, você deve documentar o processo que deseja delegar.

Documente os processos que serão terceirizados

Trabalhar com profissionais liberais não é tão simples quanto explicar o que você quer por e-mail e esperar que a tarefa seja feita corretamente. Para que ocorram menos erros e o trabalho seja feito da maneira que você espera, é importante documentar o processo inteiro e criar instruções a serem seguidas.

Se o processo envolver uma rotina básica, por exemplo, o gerenciamento de certos aspectos de sua loja, você pode fazer capturas da tela ao executar cada passo do processo, usando um aplicativo destinado a esse propósito. Assim fica mais fácil apresentar este processo para outra pessoa. Além disso, você analisa cada passo em detalhe, sem ter que explicar novamente em algum outro momento.

Para atividades em que seu AV esteja lidando diretamente com clientes ou fornecedores, analise as respostas que você já tenha dado anteriormente e crie roteiros ou "respostas prontas" para cada situação frequente. Por exemplo, quando um cliente pergunta sobre o status do pedido ou deseja solicitar um reembolso. Um dos segredos para realizar uma tarefa de modo eficaz é antecipar obstáculos comuns e oferecer orientações sobre a melhor estratégia a ser seguida. Escreva regras condicionais: "Se acontecer X, então faça Y".

Pense, também, nas ferramentas e plataformas que você utiliza ao longo do processo. Será muito mais fácil encontrar um profissional que já tenha experiência com certos aplicativos (Zendesk, Trello, Asana) do que ensinar alguém do zero. Lembre-se: seu objetivo, seja qual for o tipo de terceirização, é criar menos trabalho para você, e não o contrário.

Escreva uma descrição da vaga para atrair o assistente virtual certo

Escreva uma descrição da vaga que atraia alguém com as habilidades e qualidades que você precisa. Este será seu primeiro filtro para encontrar a pessoa certa. Lembre-se de incluir:

  • O tamanho de sua empresa (por exemplo, o número do ticket médio que você recebe diariamente).
  • Os aplicativos/ferramentas que deverão ser usados.
  • Experiências anteriores desejáveis para a vaga.
  • Nível de conhecimento de idiomas, caso seja necessário falar com clientes ou fornecedores de outros países.
  • Lista específica das atividades que serão realizadas.
  • Palavras-chave que possam chamar a atenção dos futuros contratados, tais como "gestão de mídias sociais" ou “fluxo de caixa”.

Fique à vontade para adaptar o modelo de descrição abaixo:

    Modelo de descrição de um anúncio para contratar assistente virtual

    Somos uma empresa de dropshipping bem-sucedida e recebemos muitas solicitações de suporte, semanalmente, através do Zendesk e do Facebook.

    Precisamos de alguém com bastante experiência em atendimento ao cliente para ajudar a responder aos tickets no Zendesk e às mensagens no Facebook. Fornecemos as respostas para as perguntas mais frequentes dos clientes. Tarefas comuns incluem acessar nossa loja da Shopify para consultar e atualizar pedidos ou conceder reembolsos. Preferencialmente, o candidato ou candidata deve ter experiência com e-commerce, empresas de dropshipping e com a Shopify. Além disso, é desejável ter experiência anterior com o Dsers.

    Principais atribuições:

    • Verificar mensagens no Facebook, responder às perguntas dos clientes
    • Responder e resolver tickets de suporte no ZenDesk
    • Resolver problemas do cliente, por ex., alterações no pedido
    • Resolver solicitações de clientes, tais como status do pedido, prazo de entrega, etc.
    • Pesquisar pedidos na Shopify/no Dsers quando necessário
    • Moderar comentários nas postagens no Facebook, ocultar reclamações, excluir informações difamatórias

    Requisitos:

    • Excelente conhecimento de língua portuguesa
    • Gentileza e paciência no atendimento ao cliente
    • Capacidade de resolução de problemas
    • Experiência com o Zendesk
    • Experiência com o Facebook
    • Experiência com a Shopify
    • É desejável experiência com o Dsers
    • É desejável experiência anterior em empresa de dropshipping
    • É desejável interesse em ioga (é o mercado que atendemos)

    Outras habilidades: Atendimento ao cliente, Shopify, Gestão de redes sociais, Zendesk

    Embora você possa publicar a vaga de assistente virtual em um meio tradicional, como sites de empregos, isso não costuma vale a pena. Usar uma plataforma criada especificamente para esse propósito é bem mais vantajoso.

    Se é a primeira vez que você está recrutando um profissional desse ramo, recomendamos o uso dos sites Workana, 99 Freelas e GetNinjas para encontrar pessoas experientes a um custo acessível. Eles oferecem as ferramentas necessárias para facilitar o gerenciamento de seus assistentes virtuais, incluindo:

    • Um sistema de avaliação que garante qualidade no mercado inteiro.
    • Um recurso de monitoramento de tempo que faz capturas periódicas da tela do assistente para controle de produtividade do trabalho.
    • Um recurso de bate-papo para compartilhamento de arquivos e para feedback.
    • Facilidade de realização de faturamento.
    • Incorporação de um Contrato de Confidencialidade aos Termos de Serviço.

    Depois de publicar o anúncio da vaga, você pode contatar os candidatos em potencial e aguardar um retorno. Antes de oferecer o emprego, entreviste os candidatos pré-selecionados para ter certeza da sua escolha. Além disso, busque referências de clientes anteriores para quem eles trabalharam nessa função.

    Como gerenciar seu assistente virtual

    como contratar uma assistente virtual é fácil, mais complicado é gerenciar seu trabalho

    Concluídas as etapas de contratação e treinamento e após definir um canal de comunicação preferencial com seu novo ou nova auxiliar, certifique-se de ter concedido acesso apenas parcial à sua loja, contas nas redes sociais ou qualquer outro meio que a pessoa esteja usando para trabalhar.

    Confiança é uma parte fundamental do relacionamento entre vocês dois, e ela precisa ser conquistada através do desempenho do profissional contratado. Portanto, evite conceder as credenciais de login de suas contas e, sempre que possível, opte por permissões restritas de usuário.

    Proteção de suas contas e informações

    Em sua loja Shopify, você pode adicionar seu novo funcionário como um Membro da Equipe, com permissões específicas, com base nos deveres que ele ou ela terá que executar. A maioria das ferramentas que você usa oferece alguma forma de acesso limitado para outros usuários.

    No Gerenciador de Páginas do Facebook, você pode atribuir um papel específico para que ele possa organizar e publicar conteúdo. No Zendesk ou em qualquer outro software que você venha a utilizar, é possível adicionar alguém como um novo usuário com permissão para responder a tickets de suporte. Com uma conta comercial do Paypal, você pode conceder permissões específicas de usuário para que seu AV possa fazer pagamentos sem fornecer suas informações de cartão de crédito. E no Gmail, você pode configurar o recurso de delegação de e-mail para que o AV possa ler e responder aos e-mails em seu nome.

    A maioria das ferramentas que você utiliza provavelmente oferece alguma forma de acesso limitado para outros usuários.

    No Gerenciador de Páginas do Facebook, você pode atribuir um papel específico a um usuário para que ele possa organizar e publicar conteúdo. No Zendesk ou em qualquer outro software de atendimento ao cliente que você venha a utilizar, é possível adicionar alguém como um novo usuário com permissão para responder a tickets de suporte. Com uma conta comercial do Paypal, você pode conceder permissões específicas de usuário para que seu AV possa fazer pagamentos sem fornecer suas informações de cartão de crédito. E no Gmail, você pode configurar o recurso de delegação de e-mail para que o AV possa ler e responder aos e-mails em seu nome.

    Se você utiliza os serviços de dropshipping pela AliExpress, pode dar acesso à sua conta AliExpress com as opções de pagamento predefinidas, a fim de acompanhar o histórico de transações para qualquer item que você precise analisar.

    Como um assistente virtual trabalha com vários clientes, e às vezes até com concorrentes no mesmo nicho, é mais do que recomendável pedir que ele assine um Contrato de Confidencialidade. Afinal de contas, você não quer que a concorrência descubra suas informações sigilosas. Algumas plataformas incluem esse tipo de contrato nos Termos de Serviço, mas não se esqueça de verificar novamente antes de compartilhar com seu AV qualquer informação que possa ser usada contra você.

    para contratar assistente virtual, procure oferecer uma taxa baseada em produtividade por tempo

    A importância do monitoramento de tempo

    É difícil avaliar o ritmo ideal de trabalho de um AV, mas procure avaliar sua produção por hora. É importante implantar o monitoramento de tempo para calcular o quanto você vai gastar com esse tipo de serviço. Embora existam ferramentas gratuitas como o Toggl e alguns AVs façam uso de algum software que os ajude a monitorar o próprio tempo, muitas plataformas de freelancers têm um recurso de monitoramento de tempo próprio que também faz capturas da tela de seu AV em intervalos regulares.

     

    Recurso de monitoramento de tempo do site Upwork

    Embora o ideal seja que seu AV trabalhe de forma independente sem muita necessidade de supervisão, converse com ele ou ela de vez em quando para verificar se há maneiras de agilizar o processo ou melhorar a qualidade do trabalho. O ideal é que seu AV possa crescer junto com sua empresa. 

    Talvez você até descubra que seu auxiliar tem uma maneira melhor de realizar a tarefa do que o modo como você ensinou, ou então ele já conhece sua empresa bem o suficiente a ponto de oferecer novas sugestões, do mesmo modo que um funcionário em tempo integral.

    Uma vez que seu assistente esteja familiarizado com a rotina, você pode até pensar na possibilidade de dar mais responsabilidades e terceirizar mais processos ou contratar um profissional adicional para gerenciar outro aspecto de sua empresa.

    Outros locais para contratar um assistente virtual

    Mesmo que sites de freelancers sejam uma ótima opção para contratar um AV que possa assumir diferentes aspectos do seu negócio virtual, existem outras maneiras e outros motivos por que contratar um assistente virtual.

    Para alguém a quem você só precise recorrer ocasionalmente, você pode pesquisar a hashtag #assistentevirtual no Instagram para acessar AVs que possam realizar tarefas únicas. Ou então pesquisar perfis no LinkedIn, por que não? São boas opções para terceirizar afazeres pessoais (agendar reuniões ou negociar sua conta de telefone para você), ou partes de um projeto, em vez dele inteiro. 

    Há também agências e AVs independentes que você pode contratar fora de todas essas plataformas e sites, mas nesse caso provavelmente você mesmo terá que lidar com muitos detalhes, como encontrar uma boa ferramenta de monitoramento de tempo e garantir a confidencialidade das informações.

    5 Vantagens de contratar uma assistente virtual

    quer contratar assistente virtual - veja aqui como

    Você provavelmente abriu seu próprio negócio porque não queria mais ter chefe, queria passar mais tempo com a família ou buscava seu sonho profissional. A pergunta é: você conquistou o que queria ou está ocupado demais com as obrigações diversas que administrar um negócio por conta própria demandam?

     

    Por que não deixar sua vida mais leve e ter o apoio administrativo que você precisa? As vantagens de contratar ajuda e delegar parte das atividades necessárias para conduzir seu negócio com sucesso são muitas.

    1. Redução de custos

    Contratar um profissional freelancer vai sair muito mais barato do que ter um funcionário contratado em período integral. Além disso, você não vai precisar investir em espaço físico, já que a pessoa provavelmente vai trabalhar no conforto do seu home office.

    2. Melhor aproveitamento dos seus recursos

    Contrate profissionais liberais especializados: designers para criação de conteúdo, social media para gerenciamento de mídias sociais, telefonistas para atendimento telefônico, contadores para fluxo de caixa etc.

    3. Pesquisas de mercado 

    Que tal contratar profissionais especializados de forma pontual para analisar a concorrência? Quem tem tempo para fazer isso em detalhe quando se tem toda uma loja virtual para administrar?

    4. Gerenciamento de e-mail

    Se tem uma coisa que um empreendedor nunca deve deixar desorganizado é a caixa de entrada do seu e-mail. Ter uma estratégia de e-mail marketing é outra estratégia essencial para administrar uma loja virtual. Por que não contratar alguém que entende disso muito mais do que você?

    5. Inbound marketing

    O Inbound Marketing tem como objetivo principal atrair clientes em potencial, mas do tipo que agregam valor. Como assim? Simples, é um esforço que sua empresa faz para converter sua marca na primeira opção que virá à cabeça do seu cliente. Desse modo, quando ele precisar desse produto que você vende, vai visitar a sua loja virtual sem pensar duas vezes. Você pode fazer isso de diversos modos: com um blog atuante, pelas redes sociais, com newsletters ou até mesmo um canal no YouTube ou um podcast. Consegue fazer tudo isso sozinho ou é melhor contratar ajuda?

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    Por que os empreendedores precisam de um assistente virtual?

    as vantagens de contratar uma assistente virtual são muitas, trabalho de equipe é uma delas

    Por mais contraditório que pareça, o objetivo do empreendedorismo não é apenas ter um negócio, mas sim delegar o maior número possível de tarefas. Desse modo, você pode deixar partes da empresa nas mãos de pessoas capacitadas, para que seu negócio possa se desenvolver sem a necessidade de sua atenção integral o tempo inteiro.

    Talvez a terceirização não seja uma prática natural para muitos empresários que gostam de ter sempre o controle, no entanto, ela é fundamental para alcançar o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal, um desafio que é ainda mais difícil quando você está fazendo tudo por conta própria.

    Em resumo, contratar um assistente virtual permite que você se concentre em coisas mais importantes, como expandir seu negócio, passar mais tempo com sua família ou simplesmente recuperar o fôlego para continuar cuidando da sua empresa. Não tenha medo de experimentar!

    Perguntas frequentes sobre contratar assistente virtual

    O que é um assistente virtual?

    Um assistente virtual, também conhecido como AV, é uma pessoa que trabalha remotamente e lida principalmente com tarefas de gestão online. Em geral, os assistentes virtuais trabalham para mais de um cliente ao mesmo tempo e podem ser contratados para assumir inúmeras tarefas do dia a dia.

    Quem contrata um assistente virtual?

    Qualquer empreendedor que queira delegar algumas tarefas administrativas e queira ter mais tempo livre para se dedicar ao crescimento da empresa e também à vida pessoal pode contratar um assistente virtual. O AV pode ajudar você com tarefas como atendimento ao cliente, gestão de mídias sociais, registro de dados e até mesmo afazeres pessoais.

    Quais as vantagens de contratar um assistente virtual?

    A primeira vantagem é óbvia: ter mais tempo! Um assistente virtual pode assumir tarefas rotineiras que são importantes para a gestão do negócio, mas que não precisam ser desempenhas por você. Além disso, tem também o custo: é contar com alguém para ajudar nessas tarefas sem precisar contratar um funcionário fixo.

    Como contratar um assistente virtual?

    Para contratar um assistente virtual, analise bem de que tipo de ajuda você precisa e liste tudo na descrição da vaga que você anunciar. Além disso, é preciso documentar todas as tarefas que serão desempenhadas para que o AV possa entender o que precisa ser feito e atender às suas expectativas.

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    Marina Borges Redatora ShopifySobre a autora

    Marina Borges é tradutora. Mãe de pets e plantas, é apaixonada por carnaval e música das antigas.

    Texto original de Braveen Kumar.

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